Version : 1.0
Date de mise à jour : [DATE]
Validé par : [NOM DU RESPONSABLE]
1. INTRODUCTION
Base légale : Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, articles 8 et 19, et Norme de l'ITAA du 31 mars 2020, points 4.1 à 4.9.
Conformément à la législation anti-blanchiment belge, [NOM DU CABINET] est tenu d'établir et de mettre en œuvre une politique d'acceptation des clients permettant d'évaluer et de gérer efficacement les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (BC/FT) associés à sa clientèle.
Cette politique permet au cabinet d'appliquer une approche basée sur les risques avant d'entrer en relation d'affaires ou d'effectuer une opération occasionnelle avec un client. Elle précise les critères d'acceptation, les niveaux d'approbation et les mesures de vigilance à mettre en œuvre selon le profil de risque identifié.
Le présent document constitue la politique officielle d'acceptation des clients de [NOM DU CABINET] et s'impose à l'ensemble des collaborateurs impliqués dans l'entrée en relation avec de nouveaux clients.
Note importante : Le non-respect de cette politique peut exposer le cabinet et ses membres à des sanctions administratives et disciplinaires significatives. Tout cas de doute doit être soumis à l'AMLCO du cabinet pour avis.
2. OBJECTIFS ET PRINCIPES GÉNÉRAUX
2.1 Objectifs
La politique d'acceptation des clients vise à :
- Prévenir l'utilisation du cabinet à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme
- Établir une procédure standardisée pour l'évaluation des clients et de leurs opérations
- Définir des critères objectifs d'acceptation ou de refus des clients
- Adapter les mesures de vigilance au niveau de risque identifié
- Assurer la conformité du cabinet aux obligations légales et réglementaires
- Protéger la réputation du cabinet et de la profession
2.2 Principes généraux
La politique d'acceptation des clients repose sur les principes suivants :
- Approche basée sur les risques : L'intensité des mesures de vigilance est proportionnée au niveau de risque identifié
- Connaissance client : Aucune relation d'affaires n'est établie sans une connaissance suffisante du client, de ses activités et de l'objet de la relation
- Transparence : Le client doit fournir des informations complètes et exactes
- Vigilance continue : L'évaluation du risque client fait l'objet d'une mise à jour régulière
- Documentation : Toutes les diligences effectuées sont documentées et conservées
- Responsabilité hiérarchique : L'acceptation des clients à risque élevé requiert une approbation à un niveau hiérarchique supérieur
Déclaration d'engagement
[NOM DU CABINET] s'engage à appliquer cette politique d'acceptation des clients de manière rigoureuse et à former régulièrement son personnel à son application.
3. CRITÈRES D'ACCEPTATION ET DE REFUS DES CLIENTS
3.1 Critères généraux d'acceptation
Le cabinet accepte d'établir une relation d'affaires avec un client lorsque :
- L'identité du client, de ses mandataires et de ses bénéficiaires effectifs peut être vérifiée conformément à la loi
- La nature et l'objet de la relation d'affaires peuvent être établis avec certitude
- L'origine des fonds et du patrimoine du client peut être établie de manière satisfaisante lorsque nécessaire
- Le niveau de risque BC/FT identifié est acceptable au regard de la politique du cabinet
- Les ressources nécessaires pour assurer un niveau de vigilance approprié sont disponibles
3.2 Critères de refus automatique
Le cabinet refuse systématiquement d'établir ou de maintenir une relation d'affaires dans les cas suivants :
- Impossibilité d'identifier ou de vérifier l'identité du client, de ses mandataires ou de ses bénéficiaires effectifs
- Impossibilité d'obtenir des informations sur la nature et l'objet de la relation d'affaires
- Client figurant sur une liste de sanctions financières (UE, ONU, OFAC, etc.)
- Soupçon fondé que le client est impliqué dans une activité criminelle grave
- Refus du client de fournir les informations requises ou fourniture d'informations manifestement inexactes
- Activités du client interdites par la loi ou contraires à l'ordre public
- Structure de propriété anormalement complexe sans justification économique légitime
3.3 Facteurs de risque à prendre en considération
L'évaluation du risque client prend en compte les facteurs suivants :
| Catégorie |
Facteurs de risque |
| Profil du client |
- Personne physique / personne morale / construction juridique
- Statut de personne politiquement exposée (PPE)
- Résidence fiscale
- Structure de propriété et de contrôle
- Réputation et antécédents
|
| Activités |
- Secteur d'activité (sensible ou non)
- Modèle d'affaires et sources de revenus
- Utilisation intensive d'espèces
- Activités transfrontalières
|
| Zone géographique |
- Pays à haut risque identifiés par le GAFI
- Pays sous embargos ou sanctions
- Pays identifiés comme ayant des niveaux significatifs de corruption
- Pays à fiscalité privilégiée
|
| Services demandés |
- Type de missions demandées
- Complexité des opérations
- Montant des honoraires anormalement élevés ou faibles
- Demande de confidentialité excessive
|
| Canaux de distribution |
- Entrée en relation à distance
- Utilisation d'intermédiaires
- Introduction par un tiers
|
Une liste détaillée des facteurs de risque se trouve en Annexe 1 de la présente politique.
4. PROCÉDURE D'ACCEPTATION ÉTAPE PAR ÉTAPE
La procédure d'acceptation des clients se déroule selon les étapes suivantes :
1
Demande initiale d'informations
Collecte des informations de base sur le client potentiel et la mission envisagée via le formulaire d'entrée en relation (Annexe 2).
2
Identification et vérification
Identification du client, de ses mandataires et de ses bénéficiaires effectifs, et vérification de leur identité conformément aux articles 21 à 32 de la loi (cf. section 6).
3
Contrôle des listes de sanctions
Vérification que le client, ses mandataires et ses bénéficiaires effectifs ne figurent pas sur les listes de sanctions financières applicables.
4
Évaluation des risques
Évaluation du niveau de risque BC/FT du client à l'aide de la matrice d'évaluation des risques (Annexe 3) et détermination de la catégorie de risque (faible, standard, élevé).
5
Détermination des mesures de vigilance
Définition des mesures de vigilance à appliquer en fonction du niveau de risque identifié (cf. section 6).
6
Validation selon le niveau hiérarchique approprié
Soumission du dossier au niveau hiérarchique approprié pour approbation, en fonction du niveau de risque identifié (cf. section 5).
7
Décision d'acceptation ou de refus
Décision formelle d'accepter ou de refuser le client, documentée dans le formulaire de décision d'acceptation (Annexe 4).
8
Formalisation de la relation
En cas d'acceptation, signature de la lettre de mission incluant les clauses relatives à la prévention du blanchiment (Annexe 5).
9
Enregistrement et documentation
Conservation de l'ensemble des documents et informations recueillis dans le dossier permanent du client (cf. section 7).
Délais d'acceptation
Le processus d'acceptation doit être intégralement complété avant la signature de la lettre de mission et le début de toute prestation. Dans des circonstances exceptionnelles, et conformément à l'article 31 de la loi, la vérification de l'identité peut être effectuée pendant l'établissement de la relation d'affaires, sous réserve d'une approbation de l'AMLCO et de la mise en place de mesures de vigilance renforcées.
5. NIVEAUX D'APPROBATION SELON LE RISQUE IDENTIFIÉ
L'acceptation d'un client requiert un niveau d'approbation différent selon la catégorie de risque identifiée :
Risque faible
Approbation par le professionnel en charge du dossier (expert-comptable ou conseil fiscal).
Risque standard
Approbation par un associé ou un manager désigné, après revue du dossier d'acceptation. Information de l'AMLCO.
Risque élevé
Approbation conjointe de l'AMLCO et de la personne responsable au plus haut niveau (ou du comité d'acceptation client si existant), après analyse approfondie du dossier.
5.1 Documentation des décisions
Toute décision d'acceptation ou de refus d'un client doit être formellement documentée :
- La décision d'acceptation est consignée dans le formulaire d'acceptation client (Annexe 4), avec signature du ou des approbateurs selon le niveau de risque
- En cas de refus, les motifs du refus sont documentés dans un formulaire spécifique
- Pour les clients à risque élevé, une note d'analyse détaillée est rédigée par l'AMLCO, expliquant les facteurs de risque identifiés et les mesures d'atténuation mises en place
Comité d'acceptation des clients (pour les cabinets de taille importante)
Pour les cabinets comptant plus de [NOMBRE] professionnels, un comité d'acceptation des clients peut être constitué. Ce comité est composé :
- De la personne responsable au plus haut niveau
- De l'AMLCO
- D'au moins un associé ou administrateur
- Éventuellement d'autres professionnels désignés
Le comité se réunit sur convocation de l'AMLCO pour examiner les dossiers des clients à risque élevé et statuer sur leur acceptation.
6. MESURES DE VIGILANCE PRÉALABLES À L'ENTRÉE EN RELATION
Les mesures de vigilance préalables à l'entrée en relation sont adaptées au niveau de risque identifié :
| Mesures de vigilance |
Risque faible |
Risque standard |
Risque élevé |
| Identification du client |
Simplifiée |
Standard |
Renforcée |
| Vérification de l'identité |
Documents/sources fiables |
Documents/sources fiables |
Documents/sources multiples |
| Identification des bénéficiaires effectifs |
Registre UBO |
Registre UBO + déclaration |
Registre UBO + documents probants |
| Vérification antécédents/réputation |
Basique |
Standard |
Approfondie |
| Origine des fonds/patrimoine |
Déclaration |
Déclaration + éléments probants |
Documentation complète |
| Recherche PPE |
Basique |
Standard |
Approfondie |
| Fréquence des mises à jour |
5 ans |
3 ans |
1 an |
6.1 Identification et vérification de l'identité
L'identification et la vérification de l'identité s'effectuent conformément aux articles 21 à 32 de la loi et comprennent :
Pour les personnes physiques :
- Nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse
- Vérification sur base de la carte d'identité, du passeport ou d'un document probant équivalent
- Pour les risques élevés : vérification de l'adresse, occupation professionnelle, source de revenus
Pour les personnes morales :
- Dénomination sociale, siège social, numéro d'entreprise, liste des administrateurs
- Vérification sur base des statuts, publication au Moniteur belge, extrait BCE
- Identification des mandataires et vérification de leurs pouvoirs
- Identification et vérification des bénéficiaires effectifs via le registre UBO et d'autres sources
- Pour les risques élevés : structure du groupe, rapport annuel, enquête approfondie sur les activités
6.2 Mesures de vigilance renforcées
Des mesures de vigilance renforcées sont appliquées dans les cas suivants :
- Client ou bénéficiaire effectif identifié comme Personne Politiquement Exposée (PPE)
- Client établi dans un pays tiers à haut risque identifié par la Commission européenne
- Client établi dans un pays ou territoire à fiscalité privilégiée
- Structure de propriété complexe ou opaque
- Transactions inhabituellement complexes ou d'un montant inhabituellement élevé
- Activités particulièrement exposées aux risques de BC/FT (selon l'évaluation des risques du cabinet)
Ces mesures comprennent notamment :
- Obtention d'informations supplémentaires sur le client et les bénéficiaires effectifs
- Recherche approfondie sur l'origine des fonds et du patrimoine
- Approbation par la personne responsable au plus haut niveau
- Surveillance renforcée pendant toute la durée de la relation d'affaires
Des procédures spécifiques pour les PPE, les pays à haut risque et les autres cas particuliers sont détaillées en Annexe 6.
7. DOCUMENTATION À RECUEILLIR ET À CONSERVER
Conformément aux articles 60 à 65 de la loi, le cabinet doit recueillir et conserver les documents et informations suivants :
7.1 Documents d'identification
Pour les personnes physiques :
- Copie de la carte d'identité ou du passeport
- Formulaire d'identification client complété et signé
- Justificatif de domicile (pour les clients à risque élevé)
- Document attestant de la qualité de PPE, le cas échéant
Pour les personnes morales :
- Statuts à jour (copie certifiée ou extrait du Moniteur belge)
- Extrait récent de la BCE ou équivalent étranger
- Liste des administrateurs et copie de leurs pièces d'identité
- Procuration ou mandat pour les représentants
- Extrait du registre UBO et structure de propriété
- Documentation sur les bénéficiaires effectifs et copie de leurs pièces d'identité
- Derniers comptes annuels (pour les clients à risque élevé)
7.2 Documents relatifs à l'évaluation des risques
- Formulaire d'évaluation des risques complété
- Résultats des recherches effectuées (bases de données, internet, etc.)
- Rapport d'analyse pour les clients à risque élevé
- Justification documentée de la catégorisation du risque
- Décision d'acceptation ou de refus dûment signée par les personnes habilitées
7.3 Documents relatifs à la relation d'affaires
- Lettre de mission signée
- Correspondance significative avec le client
- Documents relatifs aux prestations effectuées
- Traces des mises à jour périodiques des informations
- Rapport de vigilance continue (pour les clients à risque élevé)
7.4 Conservation des documents
Ces documents sont conservés pendant 10 ans à compter de la fin de la relation d'affaires avec le client ou de l'exécution de l'opération occasionnelle, conformément à l'article 60 de la loi.
Le cabinet veille à la sécurité et à la confidentialité des données conservées, dans le respect du RGPD et des autres obligations légales applicables.
Important : Les documents d'identification et d'évaluation des risques doivent être facilement accessibles aux autorités compétentes en cas de contrôle. Ils doivent également être mis à jour régulièrement selon la fréquence définie pour chaque catégorie de risque.
8. RÉVISION PÉRIODIQUE DES RELATIONS D'AFFAIRES
Le cabinet procède à une révision périodique des relations d'affaires pour s'assurer que :
- Les informations d'identification sont à jour
- Le niveau de risque attribué au client reste approprié
- Les mesures de vigilance mises en œuvre sont adaptées au risque actualisé
- L'activité du client et les opérations effectuées sont cohérentes avec la connaissance que le cabinet a du client
8.1 Fréquence de révision
La fréquence de révision est adaptée au niveau de risque du client :
- Clients à risque faible : Révision tous les 5 ans ou en cas d'événement significatif
- Clients à risque standard : Révision tous les 3 ans ou en cas d'événement significatif
- Clients à risque élevé : Révision annuelle et surveillance renforcée continue
8.2 Procédure de révision
La révision comprend les étapes suivantes :
- Mise à jour des informations d'identification et de connaissance du client
- Vérification des changements éventuels dans la structure de propriété et de contrôle
- Nouvelle recherche dans les listes de sanctions et bases de données pertinentes
- Réévaluation du niveau de risque à l'aide de la matrice d'évaluation
- Ajustement des mesures de vigilance si nécessaire
- Documentation de la révision dans le dossier du client
Responsabilité de la révision
L'AMLCO est responsable de définir le calendrier des révisions périodiques et de s'assurer de leur réalisation effective. Les professionnels en charge des dossiers clients sont responsables de l'exécution des révisions sous la supervision de l'AMLCO.
9. CAS NÉCESSITANT UNE MISE À JOUR DE L'ÉVALUATION
En dehors des révisions périodiques, une mise à jour de l'évaluation des risques du client est nécessaire dans les cas suivants :
Changements relatifs au client
- Modification de l'activité ou du secteur d'activité
- Changement dans la structure de propriété ou de contrôle
- Acquisition ou fusion avec une autre entité
- Changement de représentants légaux ou de mandataires
- Relocalisation dans un autre pays
- Obtention ou perte d'un statut particulier (cotation en bourse, agrément, etc.)
Changements relatifs à la relation d'affaires
- Modification significative du volume ou de la nature des opérations
- Demande de nouveaux services ou prestations
- Entrée en relation avec de nouveaux marchés ou pays
- Modification significative du mode de fonctionnement
- Changement dans le mode de paiement des honoraires
Événements particuliers
- Opération atypique ou suspecte détectée
- Mention négative dans les médias ou les bases de données
- Enquête réglementaire ou judiciaire concernant le client
- Déclaration de soupçon effectuée auprès de la CTIF
- Inscription sur une liste de sanctions
- Acquisition ou perte du statut de PPE
Changements externes
- Modification du cadre législatif ou réglementaire
- Nouveau pays ajouté à la liste des pays à haut risque
- Évolution de l'évaluation nationale des risques
- Nouvelle typologie de blanchiment identifiée par la CTIF
- Changement des critères d'évaluation des risques du cabinet
9.1 Procédure de mise à jour
La procédure de mise à jour suit les étapes suivantes :
- Identification du changement ou de l'événement déclencheur
- Collecte des informations pertinentes
- Réévaluation du niveau de risque
- Validation de la nouvelle évaluation par le niveau hiérarchique approprié
- Ajustement des mesures de vigilance
- Documentation de la mise à jour dans le dossier du client
Important : Si la mise à jour de l'évaluation révèle une augmentation significative du risque, le dossier doit être soumis à l'AMLCO pour analyse et validation de la poursuite de la relation d'affaires.
10. ANNEXES
Les annexes suivantes font partie intégrante de la présente politique :
-
Annexe 1 : Liste détaillée des facteurs de risque BC/FT
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-
Annexe 2 : Formulaire d'entrée en relation client
[Document à télécharger]
-
Annexe 3 : Matrice d'évaluation des risques client
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-
Annexe 4 : Formulaire de décision d'acceptation client
[Document à télécharger]
-
Annexe 5 : Modèle de clauses anti-blanchiment pour la lettre de mission
[Document à télécharger]
-
Annexe 6 : Procédures spécifiques pour les clients à haut risque
[Document à télécharger]
-
Annexe 7 : Check-list de la documentation à recueillir
[Document à télécharger]
-
Annexe 8 : Registre d'acceptation des clients
[Document à télécharger]
-
Annexe 9 : Listes des sources d'information fiables
[Document à télécharger]
-
Annexe 10 : Fiche technique sur l'identification des PPE
[Document à télécharger]
Ces annexes sont disponibles sur l'intranet du cabinet à l'adresse suivante : [ADRESSE INTRANET]
Elles sont régulièrement mises à jour par l'AMLCO. Les utilisateurs sont invités à toujours se référer à la dernière version disponible.
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
| Version |
Date |
Modifications |
Approuvé par |
| 1.0 |
[DATE] |
Version initiale |
[NOM] |
| X.X |
[DATE] |
[DESCRIPTION] |
[NOM] |
| X.X |
[DATE] |
[DESCRIPTION] |
[NOM] |